VEDTEKTER

ATHENÆUM ROTARY KLUBBS VEDTEKTER 

av 2018

 Artikkel 1

Definisjoner

1. Styre:                                         Styret i klubben

2. Styremedlem:                            Et medlem av klubbens styre

3. Medlem:                             Et medlem av klubben, utenom æresmedlem

4. Beslutningsdyktig flertall:  Det minste antall deltakere som må være tilstede når det avstemmes: en tredjedel av klubbens medlemmer for klubbavgjørelser og et flertall av styrets medlemmer for klubbstyreavgjørelser

5. RI:                                       Rotary International

6. År:                                      12-månedersperioden som begynner 1. juli

 Artikkel 2

Styret

Klubbens styrende organ er dets styre og bestående av, i det minste, presidenten, den umiddelbart forutgående (avgåtte) president, den innkommende president, sekretær og kasserer, samt lederne av klubbens faste seks komiteer, jf. art. 8 nedenfor.

Styrets medlemmer må være medlemmer av klubben.

Artikkel 3

Valg av styre og andre tillitsvalgte

 Punkt 1 – En måned før valg skal medlemmene nominere kandidater til vervene som president; sekretær, kasserer og eventuelle andre åpne styreposter eller tillitsmannsposter. Nominasjonene kan fremmes av en nominasjonskomité, av innkommende president, av medlemmer som et benkeforslag eller begge deler.

Punkt 2 – Kandidaten som mottar et flertall av stemmene for hvert enkelt verv skal erklæres valgt.

Punkt 3 – Dersom en tillitsvalgt eller et styremedlem fratrer sin stilling, skal resten av styremedlemmene utnevne en stedfortreder.

Punkt 4 – Dersom en tiltredende tillitsvalgt eller et tiltredende styremedlem fratrer sin stilling, skal resten av det tiltredende styre utnevne en stedfortreder.

Punkt 5 – Perioden er for hvert verv er ett år, men kan forlenges. Presidenten velges for et år.

De tillitsvalgtes plikter

 Punkt 1 – Presidenten leder klubb- og styremøtene.

Punkt 2 – Den avgåtte president fungerer som styremedlem og utfører slike oppgaver som er foreskrevet av presidenten eller styret.

Punkt 3 – Den innkommende president forbereder seg for presidentskapet i det etterfølgende år gjennom planleggingsmøter med andre tiltredende styremedlemmer og tillitsvalgte, og fungerer samtidig som medlem av det sittende styre.

Punkt 4 – Styremedlemmer skal delta på klubb- og styremøter.

Punkt 5 – Sekretæren skal skrive og oppbevare referater fra styremøter, skrive de nødvendige rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport om medlemskap pr. 1. januar og 1. juli, samt fortløpende sende inn melding om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar og forøvrig sende melding om endring av medlemskap.

Punkt 6 – Kassereren skal ta vare på alle midler, avlegge regnskap for disse hvert år overfor styret og på klubbens årsmøte, og etter anmodning fra styret innkassere klubbkontingent i henhold til artikkel 6 nedenfor. Kassereren skal betale abonnement på et regionalt Rotary--tidsskrift og andre løpende forpliktelser, samt utstede medlemskort. Når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubbeiendom.

Punkt 7 – Revisor skal minst en gang om året kontrollere klubbens regnskaper og ved rotaryårets avslutning skriftlig bekrefte overfor styret og klubben at disse er ført på ordentlig måte.

Artikkel 5

Møter 

 Punkt 1 – Klubbens årsmøte skal avholdes senest 31. desember for å velge de tillitsmenn (inklusive revisor) og styremedlemmer som skal fungere det neste Rotary-år, godkjenne klubbens årsregnskap pr. 30. juni samme år, samt vedta kontingent og årsbudsjett etter forslag fra styret.

Punkt 2 – De ukentlige møter i denne klubb skal normalt holdes på mandager kl. 11.45 i et lokale sentralt beliggende i Oslo. Rimelig varsel om eventuelle endringer eller avlysning av regulære møter skal gis til alle klubbmedlemmer, restauratør varsles.

Punkt 3 – Styremøter skal normalt avholdes hver måned. Spesielle styremøter innkalles med rimelig varsel av presidenten eller når to styremedlemmer krever det.

 Artikkel 6

Kontigent

Årlig klubbkontingent fastsettes av klubbens medlemmer på årsmøtet og betales innen 1. september hvert år eller etter styrets direktiv. Klubbkontingent omfatter RI per capita-avgift, abonnement på The Rotarian eller et regionalt Rotary-tidsskrift, distriktets per capita-avgift, klubbhonorarer og eventuelle andre Rotary- eller per capita-bidrag til distriktet.

Artikkel 7

Avstemmingsregler

Avstemminger i klubben skal foregå ved muntlig stemmegivning, unntatt ved valg av styre og tillitsvalgte, som skal skje skriftlig dersom det kreves av ett medlem. Styret kan bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning.

Artikkel 8

Komiteer

Punkt 1 – Klubbkomitéene samordner sine anstrengelser for å oppnå klubbens årlige og langsiktige mål.

Punkt 2 – Presidenten er ex officio medlem av alle komiteer og har som sådan alle medlemskapets privilegier.

Punkt 3– Hver komités leder er ansvarlig for komiteens regulære møter og virksomhet, fører tilsyn med og samordner dets virke, og rapporterer all komiteens virksomhet til styret.

Innkommende president, presidenten og sist utgåtte president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Komitémedlemmer bør sitte i samme komité i inntil tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv, samt tilse at komitéene avholder planleggingsmøter før starten av Rotary-året.

Punkt 4- Klubben har følgende faste komiteer:

Aministrasjonskomité.

Denne komité skal samarbeide med programkomiteen og utføre en effektiv drift av klubben.

Komiteen skal ved særlig behov sende ut innkallelse til klubbmøter, føre liste over fremmøtte og utarbeide og innsende månedlig fremmøterapport til distriktet. Komiteen skal søke å finne kandidater til RYLA samt ha ansvaret for å pleie forholdet til eventuell vennskapsklubb.

Kommunikasjonskomité (offentlig omdømme).

Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere offentligheten om Rotary og klubbens serviceprosjekter og -virksomhet. Komiteen skal holde klubbens medlemmer informert om aktuelle Rotary-saker og være ansvarlig for informasjon som skal gjøres tilgjengelig ved hjelp av elektroniske medier. Komiteen skal til enhver tid ivareta klubbens og medlemmenes integritet.

Komiteen skal ha ansvaret for at nye medlemmer deltar på en distriktskonferanse eller liknende tilstelning arrangert av Rotary-distrikt 2310.

Medlemskapskomité.

Denne komité skal utvikle og iverksette en omfattende plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer, føre medlemregister og rapportere om medlemsutviklingen til styret. Komiteen skal ha fokus på å få nye medlemmer fra innvandrergrupper og internasjonale miljøer og sørge for at klubben er bærekraftig når det gjelder alder og kjønn. Komiteen skal følge opp fadderskap for nye medlemmer.

Prosjektkomité.

Denne komité skal utvikle og iverksette prosjekter som klubben kan engasjere seg i. Dette kan være humanitære og yrkesprosjekter som er rettet mot behovene i eget samfunn og samfunn i andre land, og vil først og fremst være prosjekter som settes i gang av vårt distrikt eller naboklubber. Komiteen skal videre ha ansvaret for organisering av klubbens faste program og festligheter.

Programkomité.

Denne komité skal utforme et møteprogram med foredragsholdere av høy kvalitet og gjøre dette kjent for medlemmene. Foredragene skal vektlegge aktuelle og viktige temaer innen samfunnsliv, politikk, kultur og litteratur og på denne måte utvikle medlemmenes samfunnsengasjement.

Rotary Foundation-komité (TRF). 

Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i prosjekter klubben engasjerer seg i. Komiteen skal ha ansvaret for klubbens engasjement innen GSE, ungdomsutveksling, roundtrips samt annen internasjonal utveksling.

 Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov.

a)    Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt i tillegg saker som den måtte få henvist av presidenten eller styret. Ingen komité skal sette i gang omfattende arbeid før rapport er avgitt til og godkjent av styret. Det oppfordres til å ta initiativ fra alle for å oppnå klubbens visjon og motto.

b)    Komitélederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter.

Artikkel  9

Økonomi

Punkt 1 -Før hvert regnskapsår begynner skal styret utarbeide et årsbudsjett over antatte inntekter og utgifter.

Punkt 2 Kassereren skal plassere klubbens midler i en finansiell institusjon eller institusjoner utpekt av styret, fordelt på to konti: en for klubbens drift og en for serviceprosjekter.

Punkt 3 – Regninger skal betales av kassereren eller en annen autorisert tillitsvalgt og godkjennes av presidenten eller to andre styremedlemmer.

Punkt 4 – En kvalifisert person skal velges til klubbens interne revisor og gjennomføre en grundig granskning av alle finansielle transaksjoner.

Punkt 5 – Klubbens medlemmer skal motta klubbens årsregnskaper.

Punkt 6 – Regnskapsåret løper fra 1. juli til 30. juni.

Metode for valg av medlemmer

Punkt 1 – Et medlem foreslår for styret en kandidat til medlemskap, eller en annen klubb foreslår at et av dens tidligere medlemmer overføres.

Punkt 2 – Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben innen syv (7) dager etter offentliggjørelsen av opplysninger om det foreslåtte medlem, skal styret gå videre i prosessen med opptagelse i klubben. Hvis noen slik skriftlig innvending, som nevnt ovenfor, er innlevert til styret, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte

Punkt 3 – Styret godkjenner eller avslår kandidatens medlemskap innen 30 dager og meddeler det foreslående medlem dets avgjørelse.
Punkt 4 – Dersom styret godkjenner kandidatens medlemskap skal det påtenkte medlem bli invitert til å gå inn i klubben.
Punkt 5 – Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, og får opplysningsmateriell om Rotary og klubben. Videre skal sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI.

Punkt 6 – Klubben kan velge æresmedlemmer foreslått av styret.

Artikkel 11

Forretningsorden for møtene 

-       Møtet åpnes

-       Introduksjon av besøkende

-       Korrespondanse, meddelelser og Rotary-informasjon

-       Eventuelle komitérapporter

-       Ikke ferdigbehandlede saker

-       Nye saker

-       3 minutter

-       Foredrag eller annen form for program

-       Møtet heves

Artikkel 12

Endringer

Disse vedtekter kan endres på ethvert regulært klubbmøte. Forandring av vedtektene krever at skriftlig varsel er sendt til medlemmene 10 dager før møtet, at møtet er beslutningsdyktig, og at to tredjedeler av stemmene støtter forslaget. Forandringer i disse vedtekter må være i samsvar med Rotarys Standard Klubbgrunnlov, RIs grunnlov og vedtekter og Rotarys kode for god arbeidspraksis.